1. Mottak og registrering av innsynsbegj?ringer
N?r eSak mottar innsynsbegj?ringen
- Offentlige journal legges ut hver onsdag p? UiOs nettsider.
- Innsynsbegj?ringer til UiO skal sendes til eSak, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon.
- eSak registerer innsynsbegj?ringen p? aktuell sak i Elements.
N?r saksbehandler mottar en innsynsbegj?ring i Outlook
- Saksbehandler skal selv registrere innsynsbegj?ringer de mottar i Outlook med slike alternative l?sninger for import i Elements:
2. Retningslinjer for ? svare p? innsynsbegj?ringer
- F?r du formulerer et svarbrev, m? du f?rst foreta en vurdering av innsynsbegj?ringen din.
- Se ogs? retningslinjer for besvarelse av innsynsbegj?ringer i Rettleiar for offentleglova, kapittel 9, Handsaming av innsynskrav, s. 161.
- Du kan ogs? melde deg p? et kurs i offentleglova.
3. Hvordan opprette svarbrev i Elements?
Finne restansen og opprette et svarbrev uten tilgangskode
- Du starter med ? identifisere innsynsbegj?ringen i Min innboks i Elements og oppretter deretter et svarbrev uten tilgangskode.
- Husk ? fjerne ev. tilgangskode for journalpost som arves fra saksniv?et:
- Uten tilgangskode slipper du fletting av unntakshjemmel inn i brevmal for svar p? innsyn. Dette skal jo pr. definsjon skal v?re offentlig.
- Uten tilgangskode har du ogs? mulighet til ekspedering av svarbrev pr epost direkte fra Elements.
- Husk ? flette metadata inn p? nytt i svarbrev etter at tilgangskoden er fjernet for ? sikre deg at unntakshjemmel ikke blir st?ende inn i malen.
Sladding av opplysninger i dokument
- Du benytte funksjon for sladding i Adobe Pro via UiOs Programkiosk.
- Alternativt er manuell sladding med sort tusj og bruker kopimaskin for digitalisering av sladdet versjon.
Legg inn ?nskede dokumenter som vedlegg
- Legg inn etterspurte dokumenter som vedlegg med eller uten sladding.
- Ved fullt innsyn i usladdede dokumenter, kan disse knyttes til direkte fra journalposten det bes om innsyn i.
Godkjenning eller direkte ferdigstillelse?
- Gj?r avtale om leder ?nsker ? godkjenne svarbrevet ditt f?r ekspedering.
- Alternativt endrer du bare status til Ferdig direkte uten leders godkjenning.
Konvertering av dokumenter til PDF
- F?r ekspedering med epost konverterer du hoveddokument og vedlegg til PDF.
Ekspedering av svarbrev til mottaker
- Etter godkjenning og ferdigstillelse ekspederer du brevet ut til mottaker med epost.